Zapier Universalschnittstelle: Trigger einrichten

I) Einführung
Zapier ist ein sogenannter Schnittstellendienstleister. Das bedeutet, dass Zapier Schnittstellen zwischen verschiedenen Plattformen zur Verfügung stellt. Dadurch lässt sich Webinaris mit allen Plattformen verbinden, die selbst eine Schnittstelle zu Zapier haben. Dazu zählen unter anderem:
  • Agile CRM
  • Autoplilot
  • FollowUpCC
  • Google Contacts
  • Google Drive
  • Gmail
  • Google Sheets
  • Inwise
  • Jumplead
  • MailMunch
  • SendinBlue
  • Smoove
  • SugarCRM
  • Vbout
  • Und noch viele andere - eine vollständige Liste finden Sie direkt bei Zapier (hier klicken)

Webinaris stellt grundsätzlich die Möglichkeit zur Verfügung, die folgenden Teilnehmerdaten...

  • Vorname
  • Nachname
  • Webinar-Zeit
  • Webinar-Datum
  • Unix Timestamp des Webinar-Termins
  • Webinarraum-URL
  • Notiz
  • Telefonnummer
  • Webinar ID
  • Zeitzone
  • Source ID

... unter den folgenden Bedingungen übermitteln...

  • Bei Registrierung,
  • Vor dem Webinar-Start,
  • Nach dem Webinar-Start,
  • Vor dem Webinar-Ende oder
  • Nach dem Webinar-Ende an...

...die folgenden Gruppen:

  • Alle
  • Alle Teilnehmer
  • Alle Nicht-Teilnehmer
  • Alle, die gerade im Webinar-Raum online sind
  • Alle, die gerade im Webinar-Raum NICHT online sind

Bei den Optionen "Vor / Nach dem Webinar-Start / Webinar-Ende" können zusätzlich noch die folgenden Zeiten zur genaueren Einstellung verwendet werden:

  • 1 Minute
  • 10 Minuten
  • 15 Minuten
  • 1 Stunde
  • 3 Stunden
  • 6 Stunden
  • 1 Tag
  • 2 Tage
  • 3 Tage
  • 7 Tage

So lassen sich beispielsweise ganz einfach 3 Stunden nach dem Webinar-Ende die Daten aller Nicht-Teilnehmer übergeben, um beispielsweise eine E-Mail mit einem Hinweis auf weitere Webinar-Termine zu versenden.  

 
II) Einrichtung bei Webinaris
Bei der Zapier Universalschnittstelle müssen Sie in Webinaris nur ein Zapier-Plugin anlegen und dann zu den Schnittstellen Ihres Webinars hinzufügen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
 
1. Öffnen Sie das Menü "Plugins"

2. Klicken Sie oben auf "Neues Plugin"

3. Klicken Sie auf das Zapier Plugin Logo
Zapier_Logo.PNG
4. Tragen Sie die abgefragten Daten ein:
Bezeichnung.PNG
- Bezeichnung: Eine interne Bezeichnung des Plugins (z.B. Name des Drittanbieter-Tools)

5. Klicken Sie auf "Speichern & Beenden"

Das soeben angelegete Plugin können Sie in beliebig vielen Webinar-Projekten verwenden.

6. Klicken Sie rechts oben auf "Schliessen"

7. Öffnen Sie Ihr Webinar-Projekt und navigieren Sie dort in das Menü "Kommunikation"

8. Öffnen Sie das Untermenü "Schnittstellen"

9. Klicken Sie rechts auf "+ Neue Schnittstelle"

10. Wählen Sie aus der Liste das Plugin aus, das Sie soeben angelegt haben
 
 
11. Klicken Sie rechts oben auf den Button "Speichern"
 
III) Einrichtung bei Zapier
Sämtliche Einstellungen der Zapier-Schnittstelle nehmen Sie direkt in Zapier vor. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:
1. Loggen Sie sich bei Ihrem Zapier-Account ein
 
2. Öffnen Sie bitte diesen Link, um eine Anbindung von Webinaris zu einer weiteren Plattform einrichten zu können: https://zapier.com/developer/invite/82056/9e71c5f32485c904649330cfdff43b35/
 
 
3. Klicken Sie auf den Button "Accept Invite & Build a Zap"
 Accept_Invite.PNG
4. Klicken Sie auf den Button "Create this Zap"
 Create_this_Zap.PNG
5. Wählen Sie die Option "Standard Event" aus und klicken Sie auf "Save + Continue"
 Save_Continue.PNG
6. Klicken Sie auf den Button "Connect Account"
 Connect_Account.PNG
7. Tragen Sie bei "Encrypted Key" den Encrypted Key Ihres Webinaris-Accounts ein
Diesen finden Sie in Webinaris, indem Sie rechts oben auf Ihren Namen klicken und die Account-Einstellungen "Adresse | Passwort | Sprache" öffnen.
 
8. Klicken Sie auf den Button "Yes, Continue"
Damit haben Sie Ihren Webinaris-Account in Zapier angelegt. Diesen können Sie nun beliebig oft für Anbindungen verwenden und müssen ihn nicht erneut anlegen.
Yes_Contiune.PNG
 
9. Klicken Sie auf den Button "Save + Continue"
 Save_Continue.PNG
10. Wählen Sie bei "Webinaris Project" aus, für welches Ihrer Webinar-Projekte Sie eine Datenübergabe einrichten möchten.
Webinaris_Project.PNG
 
11. Wählen Sie bei "Option" aus, wann ungefähr die Daten von Webinaris übergeben werden sollen.
Option.PNG
Dazu stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Auswahl:
 Englisch Deutsch
At registration Soft bei der Registrierung
Before webinar start  Eine bestimmte Zeit, bevor das Webinar beginnt
After webinar start  Eine bestimmte Zeit, nachdem das Webinar begonnen hat 
Before webinar end Eine bestimmte Zeit, bevor das Webinar endet
After webinar end  Eine bestimmte Zeit, nachdem das Webinar geendet hat
 
12. Wählen Sie bei "Time" aus, wann genau die Daten von Webinaris übergeben werden sollen
Time.PNG
Dazu stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Auswahl:
Englisch Deutsch
1 minute 1 Minute
10 minutes 10 Minuten
15 minutes 15 Minuten
30 minutes 30 Minuten
1 hours 1 Stunde
3 hours 3 Stunden
6 hours 6 Stunden
1 day 1 Tag
2 days 2 Tage
3 days 3 Tage
7 days 7 Tage
 
13. Wählen Sie bei "Group" aus, an wen die Daten übergeben werden sollen
Group.PNG
Dazu stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Auswahl:
Englisch Deutsch
All Alle
Only participants Nur Teilnehmer
Only non-participants Nur Nicht-Teilnehmer
Only those currently online Nur jene, die gerade im Webinarraum online sind
Only those currently offline Nur jene, die gerade im Webinarraum NICHT online sind
 
Wichtig:
  • Bei der Option "At registration" muss die group "All" ausgewählt werden
  • Bei der Option "At registration" hat die "Time" keinen Einfluss
 
 
14. Klicken Sie auf den Button "Fetch & Continue"
Fetch_Continue.PNG
Dadurch wird ein Datensatz, der Ihren gewählten Einstellungen entspricht, geladen. Sollte kein Datensatz vorhanden sein (Datensätze werden nach einer bestimmten Zeit aus der Zapier-Liste gelöscht), wird automatisch ein Demo-Datensatz des Users "John Doe" geladen
 
16. Klicken Sie auf "view your event", um die geladenen Daten zu sehen
Viewer_your_event.png
17. Klicken Sie rechts unten auf den Button "Continue"
Yes_Contiune.PNG
18. Klicken Sie auf "Your Zap currently lacks an Action step. Add one now!"
add_one_now.PNG
19. Wählen Sie die Plattform aus, zu der Sie eine Anbindung einrichten möchten und schließen Sie die Einrichtung ab
 
 
VI) Wichtiger Hinweis
Zapier ruft die Daten, je nach gewähltem Tarif, alle 5 bzw. 15 Minuten ab. Das bedeutet, dass es zu einer Verzögerung von bis zu 15 Minuten bei der Datenübertragung kommen kann. Verwenden Sie deshalb insbesondere zum Versenden der Zugangsdaten zum Webinar am besten die Webinaris interne E-Mail Funktion.
 
VII) Alternative zu Zapier
Unsere HTML Universalschnittstelle ermöglicht Ihnen die Anbindung vieler Plattformen, die Sie auch über Zapier anbinden könnten - allerdings ohne zusätzliche Kosten für Zapier und mit einer deutlichen niedrigeren zeitlichen Verzögerung. Es empfiehlt sich deshalb, diese Option ebenfalls zu prüfen.
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