Mails an Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer einstellen

I) Grundlagen

Sie haben in Webinaris die Möglichkeit, E-Mails anzulegen, die Ihren Webinar-Teilnehmern zu bestimmten Zeiten geschickt werden. Dabei haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Verschicken Sie bei der Registrierung eine E-Mail mit den Zugangsdaten

In jedem Projekt ist eine E-Mail mit den Zugangsdaten standardmäßig angelegt. Diese E-Mail kann nicht gelöscht und nicht editiert werden. Sie haben aber die Möglichkeit, sie zu deaktivieren und dann selbst eine E-Mail anzulegen, die bei der Registrierung verwendet wird. 

Ist bei einer Schnittstelle die Checkbox "Webinaris Mail mit Zugangsdaten unterdrücken" aktiviert, ist die E-Mail mit den Zugangsdaten automatisch deaktiviert, auch wenn sie bei "E-Mails an Teilnehmer" auf "aktiv" gesetzt wird.
Im Rahmen eines Updates Ende Januar werden die Checkboxen bei den Schnittstellen entfernt und es gilt nur noch die Einstellung bei "E-Mails an Teilnehmer". 

2. Verschicken Sie Erinnerungs-E-Mails vor dem Webinar

Damit aus möglichst vielen Anmeldungen tatsächliche Teilnehmer werden, ist es wichtig, sie regelmäßig vor dem Webinar-Beginn an den Termin zu erinnern.

3. Verschicken Sie E-Mails während dem Webinar

Manchmal ist es wichtig, E-Mails schon während dem Webinar zu verschicken, damit die Teilnehmer diese direkt nach dem Webinar in ihrem Postfach haben.

4. Verschicken Sie E-Mails nach dem Webinar

Nicht jeder Webinar-Teilnehmer wird anschließend direkt ein Kunde. Deshalb ist es wichtig, einem Teilnehmer nach dem Webinar noch einige E-Mails zu schicken, um ihn nochmal auf Ihr Angebot aufmerksam zu machen.

II) Eine neue E-Mail anlegen

Gehen Sie bitte wie folgt vor, um eine neue E-Mail anzulegen:

1. Öffnen Sie das Projekt, für welches Sie eine E-Mail anlegen möchten

2. Öffnen Sie das Menü "E-Mail an Teilnehmer"

3. Klicken Sie links bei "+ Neue E-Mail erstellen" auf den Button "Unausgefüllt" oder "Registrierung"

a) Unausgefüllt
Hier wird ein E-Mail-Editor mit einer komplett leeren E-Mail gestartet. 

b) Registrierung
Hier wird ein E-Mail-Editor gestartet, in dem bereits ein Template-Text für die Zugangsdaten hinterlegt ist. Diese E-Mail können Sie beliebig anpassen.

4. Füllen Sie die abgefragten Felder aus

a) Vorlage-Name *:
Vergeben Sie hier eine interne Bezeichnung. Achten Sie darauf, dass sie eindeutig ist. 

b) Betreff/ Titel der Mail *:
Tragen Sie hier den Betreff ein, der dem Empfänger angezeigt werden soll.

c) E-Mail-Text:
Hier können Sie den Inhalt der E-Mail editieren. Wenn Sie unten auf einen Platzhalter klicken, wird dieser automatisch in die E-Mail eingefügt. 

5. Klicken Sie unten auf den "Speichern"-Button und anschließend oben rechts auf "Zurück"

6. Klicken Sie im linken Fenster auf Ihre E-Mail, um diese zum Projekt hinzuzufügen

7. Definieren Sie auf der rechten Seite, wann diese E-Mail verschickt werden soll
Manche Optionen haben gewisse Voraussetzungen. So können Sie beispielsweise eine E-Mail an als "Nicht teilgenommen" markierte Personen nicht verschickt werden, wenn Sie die Option "Vor dem Video-Start" gewählt haben.

8. Klicken Sie rechts unten auf "Speichern"

III) Eine E-Mail bearbeiten

Gehen Sie bitte wie folgt vor, um eine E-Mail zu bearbeiten:

1. Öffnen Sie das Projekt, für welches Sie eine E-Mail anlegen möchten

2. Öffnen Sie das Menü "E-Mail an Teilnehmer"

3. Klicken Sie im linken Fenster neben Ihrer E-Mail auf das Editier-Icon (Bleistift)

4. Bearbeiten Sie Ihre E-Mail

5. Speichern Sie die Änderungen
Ein erneutes Hinzufügen zum Projekt ist nicht notwendig. Die Änderungen werden automatisch übernommen. 

IV) Hinweise

1. Einfügen eines Texts aus einer anderen Quelle

Verwenden Sie hierzu bitte den "Als Text einfügen"-Button im Editor (der vierte von links). Anderenfalls werden u.U. HTML-Formatierungen mit übernommen, die dann zu Darstellungsproblemen führen können.

2. Template-Modell

Die E-Mails basieren auf einem Template-Modell. Das bedeutet, dass jede E-Mail in mehreren Projekten verwendet werden kann. Das erleichtert Ihnen die Verwaltung der E-Mails, führt allerdings dazu, dass eine Änderung an einer E-Mail sich auch auf diese E-Mail in anderen Projekten auswirkt. Das bedeutet für Sie, dass Sie pro Projekt eine neue E-Mail anlegen müssen, wenn der Inhalt ein anderer sein soll.

3. Opt-Out-Link

Sie haben über einen Platzhalter die Möglichkeit, einen Opt-Out-Link in Ihre E-Mails einzufügen. Sobald ein Teilnehmer darauf klickt, erhält er keine E-Mails mehr. Sein Zugang zum Webinar bleibt aber weiterhin erhalten. 

IV) Die optimale Strategie

Wir empfehlen folgende E-Mail-Strategie:

Bei Registrierung: Zugangsdaten

1 Tag vor dem Video-Start: Erinnerungs-Mail

1 Stunde vor dem Video-Start: Termin-Bestätigung

15 Minuten vor dem Video-Start: Erinnerungs-Mail

1 Stunde nach dem Video-Ende: Danke-Mail mit Verkaufslink

1 Stunde nach dem Video-Ende: Verpasst-Mail & Neuanmeldung an alle Nicht-Teilnehmer

1 Tag nach dem Video-Ende: Verkaufs-Mail an alle Teilnehmer

3 Tage nach dem Video-Ende: Verkaufs-Mail an alle Teilnehmer

3 Tage nach dem Video-Ende: Neuanmeldung an alle Nicht-Teilnehmer

 
 
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